4 funcionalidades do CRM para aumentar a produtividade de profissionais de vendas

Veja dicas simples que ajudam nossos clientes a vender mais com produtividade e eficiência no RD Station CRM

Nós sabemos que a vida de quem vende é corrida: reuniões, ligações, follow ups e feedbacks. Parece que estão sempre correndo contra o tempo, tentando atingir a meta e alcançar objetivos. Nesse artigo, vamos mostrar como algumas funcionalidades simples do RD Station CRM podem ajudar profissionais de vendas a aumentar sua eficiência e suas vendas. Ao final, deixamos um bônus para ajudar ainda mais. Boa leitura 🙂

Dica nº 1: Anotações

Sabe aquela anotação que é feita no caderno durante uma reunião, ou um comentário rápido sobre uma negociação que acaba se perdendo num bloco de notas que esquecemos de salvar? 

Anotações são importantes primariamente para registrar informações, afinal, a não ser que você tenha uma memória fora dos padrões, é praticamente impossível lembrar-se de todos os pontos importantes discutidos em uma reunião. Além disso, anotações também geram insights para a gestão e auxiliam quem está vendendo na condução de suas vendas. O discurso ou apresentação de vendas pode ser muito mais assertivo se personalizado e direcionado para as dores e problemas que já foram apresentados pelo cliente em sua última conversa. 

Para fazer isso, basta acessar a oportunidade na qual você gostaria de adicionar uma anotação, localizar o campo de anotações, inserir o conteúdo desejado e clicar em “Criar anotação”. Pronto, a anotação ficará salva no histórico para consultas futuras:

Algumas dicas para melhorar suas anotações:

Faça direto no CRM! (ou atualize rápido): 

“É melhor fazer uma vez só”. Já ouviu falar nisso? Se possível, abra a oportunidade relacionada à reunião em andamento e comece a registar tudo no campo de anotações. Parece pouco, mas isso poupa tempo! O importante é registrar as anotações no CRM o mais rápido possível e garantir que tudo que foi conversado, está salvo na oportunidade.

Prepare uma estrutura para suas anotações

Essa dica pode ajudar não só na qualidade de suas anotações, mas também na produtividade de suas reuniões. Em cada etapa do processo de vendas existe um objetivo para quem vende e a coleta de algumas informações são fundamentais no sucesso ou fracasso da venda. O importante nessa dica é se planejar e já entrar na reunião com um esboço de suas anotações. Veja um exemplo na imagem abaixo:

Não anote tudo o que é falado palavra por palavra

Super importante! Ao fazer uma “transcrição” da reunião, você estará focando a maior parte do seu tempo em escrever ao invés de prestar atenção na discussão e no que seu cliente está dizendo. É fundamental focar apenas no que é importante e pode gerar insights para suas próximas interações. 

Adicione toques pessoais

Não foque apenas em aspectos de negócio: lembre-se que estamos lidando com pessoas e que a construção dessa relação é uma etapa importante da venda. Nesse sentido, anotações relacionadas a detalhes pessoais podem gerar uma proximidade maior nas próximas interações. Seu cliente mencionou filhos? Um evento que está próximo? Uma viagem? Talvez o time de coração? Estes são detalhes que fazem as anotações brilharem e com certeza criam proximidade com o cliente e aumentam as chances de venda.

Finalize as anotações após a reunião

É importante separar um tempo depois da reunião para revisar as anotações, completar alguns detalhes que podem estar faltando e organizar de forma que fique mais fácil na próxima vez que alguém consultar esse conteúdo.

Dica nº 2: Tarefas

Essa talvez seja uma das funções mais importantes em um CRM. As tarefas no RD Station CRM são ações que o vendedor pode agendar com o objetivo de conseguir uma venda. A principal função das tarefas no CRM é manter profissionais de vendas em dia com suas atividades, sempre por dentro do que devem fazer.

De forma simples, uma tarefa é uma ação com data programada para execução. Pode ser uma ligação, um WhatsApp, ou até uma reunião, almoço ou visita que você não pode esquecer de fazer. 

No RD Station CRM, uma tarefa está sempre associada a uma oportunidade! Para criar uma tarefa, siga os passos abaixo:

  • Abra a oportunidade a qual a tarefa está relacionada
  • Acesse a aba de “tarefas”
  • Clique em adicionar tarefa
  • Defina o tipo de tarefa
  • Preencha o assunto e data de conclusão da tarefa

Para extrair o máximo das tarefas do CRM é importante seguir as seguintes dicas:

Agende seus follow-ups regularmente

Sabemos da importância de manter contato com nossos clientes, acompanhando seu interesse e o avanço do processo de compra. Dessa forma, ao final de uma reunião com seu cliente, estabeleça a data do próximo contato e crie uma tarefa com essas informações. Além de ficar registrada na oportunidade, você também será lembrado da tarefa com um e-mail no começo da manhã, listando todas as suas tarefas para o dia.

Verifique as tarefas atrasadas

Acidentes acontecem, um imprevisto ou uma reunião marcada de última hora podem fazer com que algumas tarefas fiquem atrasadas, mas não se preocupe. No menu do RD Station CRM, você poderá visualizar o número de tarefas que você possui atrasadas:

Ao clicar nessa opção, as tarefas atrasadas serão listadas com prioridade e você poderá tomar as ações necessárias. Caso a tarefa já tenha sido realizada, basta concluir, e caso tenha ficado tarde demais para ligar para o cliente, você pode adiar a tarefa:

Não tenha oportunidades sem tarefas agendadas:

Pergunte-se a si mesmo: vale a pena manter uma oportunidade em aberto se não existe mais nenhuma ação a ser realizada? Siga essa dica como regra e nunca mantenha oportunidades em aberto sem nenhuma tarefa agendada! Deve sempre existir uma reunião, uma conversa marcada ou no mínimo um follow-up agendado para aquele cliente que ainda não sabe se irá comprar conosco. Se não há nenhuma tarefa à vista, talvez tenha chegado a hora de marcar essa oportunidade como perda.

Dica nº 3: Qualificação

A qualificação de uma oportunidade é uma escala de 1 a 5 que reflete a propensão que aquele cliente tem a fechar negócio conosco. No RD Station CRM essa escala está sempre associada às oportunidades criadas e é representada em estrelas:

Para alterar a qualificação, basta abrir a oportunidade e selecionar o número de estrelas correspondente. Nas visões de listagem de oportunidades e listagem de tarefas, também é possível alterar, clicando sobre o número de estrelas desejado.

Abaixo veja as melhores dicas de uso da qualificação de oportunidades.

Use a qualificação como critério de priorização

Infelizmente, não temos tempo para tudo. Em vários momentos do dia de vendas é necessário priorizar uma atividade em detrimento de outra. E isso pode significar priorizar uma negociação com um cliente que está mais quente e adiar em um ou dois dias o follow-up com aquele cliente que não parecia tão interessado. É nesse momento que a qualificação de oportunidades pode te ajudar: com todas as oportunidades qualificadas será fácil e rápido decidir qual oportunidade que deve ser priorizada e que tem mais chances de fechar venda.

Personalize a qualificação 

O RD Station CRM permite que administradores  personalizem a qualificação das oportunidades, alterando a legenda e, por consequência, o significado de cada uma das classificações. Isso facilita a análise da gestão e torna a qualificação das oportunidades uniforme entre todo o time:

Dica nº 4: Histórico

As ações realizadas em uma oportunidade são registradas no histórico da oportunidade e representam uma ótima fonte de informações e dados para ideias e hipóteses para modificar sua atuação como profissional de vendas ou o processo de vendas em si. Veja como ele aparece no seu CRM: 

O histórico é importante tanto para a gestão que precisa entender o que está acontecendo durante o processo de vendas, mas também para profissionais de vendas que precisam consultar de maneira rápida suas anotações realizadas, atividades e e-mails enviados. Veja uma dica de histórico abaixo.

Utilize o filtro para encontrar rapidamente o que procura

O histórico da oportunidade conta com um filtro que facilita a visualização do tipo de histórico que precisa ser encontrado. Por exemplo, se você está procurando por umA anotação que realizou, pode selecionar o filtro de anotações. Dessa forma, apenas as anotações realizadas naquela oportunidade serão exibidas no histórico.

BÔNUS: Extensão de produtividade!

Que tal manter-se atualizado sobre suas atividades e oportunidades em andamento mesmo sem estar com o CRM aberto? Com a extensão de Produtividade, você acompanha em uma barra lateral suas tarefas, e pode realizar, adiar ou marcar como concluída cada uma delas. Para começar a usar, basta baixar a extensão.

Além disso, você também consegue checar quais oportunidades estão sem tarefas agendadas e criar novas tarefas direto da extensão. A extensão de produtividade do RD Station CRM está disponível apenas para Google Chrome e é gratuita.

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